企事业单位人事档案管理研究

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人事档案是高校档案资源集群中的重要部分,在新的高校管理背景下,人事档案管理不可避免地受到诸多挑战。长期以来,人事档案管理处于封闭性、地域性状态,档案管理效率低,档案资源整合力度不够,尤其是在现代通讯、自动化、软件技术等背景下,人事档案资源整合成为重要趋向。因此,立足高校人事档案实际,着力从人事档案信息资源共享、整合、利用上,改变封闭、分散、孤立局面,才能提升人事档案管理效率。

一、当前高校人事档案管理及整合现状

高校人事档案管理多处于封闭保守状态,更缺失档案资源整合与开发意识,降低了人事档案管理效能的发展。现阶段,其问题表现在三方面:一是对人事档案资源整合人事不够。在很多院校,人事档案从属于其他档案资源,仅被作为一项辅助性工作。由于在管理上缺乏重视,使得人事档案资源整合问题较多。如数字化程度相对较低,人事档案信息管理分散,人事档案管理人员队伍不稳定,制度不完善,特别是多为年龄偏大,非档案类专业方向的人员管理,制约了人事档案管理的规范化。二是对人事档案资源开发意识不强。人事档案资源整合与开发,需要从人事档案资源收集、整理、编研、管理等方面进行协同推进,而当下很多高校,人事档案设施设备落后,还有些高校人事档案仍以纸质文件为主,尚未进行信息数据录入,也未建立人事档案信息数据库,这些都制约了人事档案整合效能的发挥。三是对人事档案整合意识不足。事实上,在高校人事档案管理与整合上,封闭化、分散化管理是突出难题,难以实现人事档案信息化整合,也无法更好地满足人事档案服务需要。如一些院校因经费不足,对人事档案管理仍停留于传统管理模式;人事档案管理人员自身缺乏服务意识,无法推动人事档案整合与开发利用。

二、推进高校人事档案资源整合管理的对策

人事档案资源的整合与开发是化解档案信息封闭、分散,提升人事档案管理效率的重要途径。如何整合?如何优化管理?主要从以下几个方面来推进。

1.转变观念,重视人事档案整合管理

在高校档案资源里,人事档案占据重要地位。但在人事档案管理中,问题多,管理效率低下。加强对人事档案信息资源的整合,提高档案管理整合意识,必然需要重视人事档案管理,引入现代信息化技术,实现人事档案信息的高效整合与利用。解放思想,人事档案管理人员要认识到档案整合的价值和意义,要走出“重保管、轻开发”窠臼,在提升“档案机密化”管理水平上,应该创新现行管理机制,打破多头、分散管理局面,构建人事档案信息化、资源化体系,提升人事档案的共享水平和服务效能。同时,人事档案管理者还要加强人力、物力、财力投入,特别是在人事档案资源信息化、数据库建设上,要加强人员配置,提升人事档案管理人员的综合业务水平,胜任并满足人事档案信息化管理要求。

2.依托信息化平台,构建人事档案整合管理机制

现代信息技术的更新与发展,对于高校人事档案管理工作也提供发展契机。人事档案信息及人事管理制度改革,必然需要借助于现代信息化平台,提升人事档案信息整合利用水平。具体而言,高校人事档案部门要重视信息化建设工作,加强组织与协调,加快推进各项人事档案信息的识别、检索、分类管理;高校人事档案管理部门要制定档案信息整合制度,明确数字化人事档案、声像档案、纸质档案类型及规范化管理制度,明确各单位、各主体能够共建互通、共享的人事档案信息平台,为人事档案信息资源整合创造条件。同时,高校人事档案资源整合管理,还要打破院校不同地区档案信息分散化管理弊病,要从档案信息共享、共用管理上,实现跨地域资源整合。

3.注重人事档案资源整合技术运用,提高资源整合服务效能

人事档案管理在信息化、档案资源整合进程中,要积极引进现代信息技术,特别是数字化、数据库技术等,促进人事档案信息有效交流、共享、规范运行。考虑到高校人事档案信息资源的丰富性、时间跨度大,一些档案信息存在重复性,整合耗时长等实际,需要从档案信息软硬件开发与建设上,配置相应设备,更新和开发档案信息资源数据库系统。如购置高性能计算机、相机、扫描仪等设备,开发和引进先进的人事信息数据库系统,全面实现高校人事档案信息化体系,实现教职工、学生等统一化管理。人事档案信息作为保密性资源,在进行资源整合与开发过程中,还要加强信息保密与安全管理。同时,提升人事档案信息服务效能,需要从人事档案信息资源整合利用入手,做好以下几项工作:一是加强对人事档案信息的收集、整理,构建规范化操作流程,提升人事档案整合流程工作效率;二是建章立制,以信息化人事档案资源整合为基础,建立以用户为中心的整合理念,提升人事档案信息资源共享水平,发挥其在人才开发中的积极价值;三是注重人事档案整合个性化建设,特别是针对人事档案管理特殊性要求,要从档案管理技术、档案管理个性化需求分析入手,实现高校人事档案分类管理。四是引进人事档案管理优秀人才,加强对人事档案管理人员进行专业培训,从挖掘人才优势,用好人才等方面,创新人事档案服务模式。如可以满足不同专业、不同职务等自定义档案信息检索;能够实现跨地域人事档案信息数据库的整合,提高人事档案管理在高校教育管理中的积极作用。

结语

高校人事档案管理工作是高校档案管理的重要内容,在新的形势下,高校人事档案资源整合与开发面临发展机遇与挑战,唯有从信息化建设上,优化人事档案资源结构,整合人事档案信息数据库,因校制宜,转变理念,构建健全的高校人事档案整合与管理开发机制,提升人事档案信息整合水平,促进高校人力资源工作可持续发展。

参考文献:

[1]陈媛华.大数据对高校人事档案管理创新的积极影响[J].人力资源管理,2017(11):246-248.

[2]姬艳丽.浅析高校人事档案的精细化管理[J].四川档案,2017(03):36-37.

  • 版权声明:企事业单位人事档案管理研究,由 2019-08-26 发表。
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