提升干部人事档案管理水平的实践路径

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摘要:以提升干部人事档案管理水平为前提,首先阐述档案管理作用,肯定其重要地位,其次分析目前管理工作中存在的问题,并且提出加强对人事档案管理的重视、遵循按需分配原则配备档案管理人员、组织档案管理专业培训、引入信息化管理技术、完善档案信息收集体系5点建议,以期能够加快实现档案管理改革。

关键词:干部;人事档案;档案管理;信息技术

一、干部人事档案管理意义

干部人事档案属于企事业单位中人事管理制度的重要创新手段,也是党委、人事等部门的改革要点,集中体现了干部政治思想以及职业素养等,是干部选拔与任用的重要依据。在全新的环境下,干部人事档案管理面临全新的要求,这一举措也体现出非常重要的意义,具体体现在以下几个方面:第一,为干部工作奠定基础。干部的选拔、任用过程中,干部人事档案管理在其中非常关键,是干部核查的重要参考内容,将干部成长过程真实的体现出来。通过查询干部人事档案,能够更加全面的了解干部情况,对其进行客观评价之后,为干部选拔任用提供有价值的参考。第二,维护干部的权益。干部选拔、任用期间,干部人事档案是有关部门工作的重要资料,能够证明相关工作的权威性,并且对干部的合法权益进行维护。第三,支持干部管理与监督的落实。查询干部档案可以了解档案内容的真实性,针对档案收集内容的规范性,可以检查人事部门干部人事档案管理各项工作的有效性,实时监督管理工作落实。

二、干部人事档案管理工作不足

1.管理队伍需要完善

人事档案的工作量整体来说比较大,需要消耗一定的时间与精力。与人事部门的人力资源管理工作相比,人事档案管理更加枯燥,所以实际参与这项工作的人员数量有限。例如某事业单位的工作人员数量为16500人,负责人社局管理工作的副科级干部职工档案数量超过10000份,如果以“千卷一人”为标准进行管理人员的配备,那么共需要10余名档案管理职工。但是实际工作中存在诸多影响因素,人社局机关所有职工仅35人,如果按照需求配备档案管理人员,实现难度较大。所以负责档案管理的工作人员一人兼具数职,实际在档案管理方面投入的精力不足,影响了工作效率。

2.人事档案材料整理时间过长

人事档案管理对于人员的需求量比较大,管理工作的种类也比较多,覆盖面广,但是实际负责档案管理的人员数量有限,导致干部考核、工资晋升等表格无法及时归档,很长一段时间都是通过散材料的方式堆放,严重影响了管理效率的提升。除此之外,已经归档的材料过于片面,准确性无法得到保障,提交的归档材料内容中没有日期、签字等,甚至还存在涂改的现象,与干部人事档案管理要求不符。

3.信息技术应用仍需完善

现如今,信息技术已经在各个行业实现普及,人事档案管理也不例外。为了提高管理效率,利用信息技术搭建管理系统成为各个单位的重要工作。因为经费、技术等存在限制,干部人事档案管理在信息化改革方面,只是简单的将干部信息录入到Excel表格中,对于其他的资料检索和档案调阅等依然以人工形式为主,并没有真正实现信息化档案管理。干部人事档案信息化系统建设过程中,对于专项审核提出一定的要求,档案信息化数据采集工作更加复杂,例如档案编码的整理、扫描、生成原始图像、数据审核等,为了保证数据完整性,还需要创建光盘离线备份以及在线备份系统。但是要想实现这一目标,需要在其中投入足够的人力、物力、财力资源,同时还需要一定的技术支持,这是目前档案管理需要重点解决的问题。

三、提升干部人事档案管理水平的实践路径

1.加强对人事档案管理的重视

实际组织人力资源管理期间,必须要对人事档案管理这一项工作加以重视。由于人力资源管理是其他工作顺利开展的核心,因此必须要给予足够的关注度。为了提高人事档案管理效率,需要加大宣传力度,使所有职工都能够认识到档案管理的重要性,同时还要将档案管理的有关法律规定加以普及,帮助管理人员树立正确的档案管理观念,承担其相应的责任,将干部人事档案管理工作纳入到管理范畴。同时,管理实践组织人事档案管理的同时,需要做好检查与指导工作,将其中存在的问题及时解决。如果人事档案管理存在不足,必然会对人力资源管理、开发等工作带来影响,干部档案材料内容不真实,会降低档案的利用价值,增加人事管理工作的难度。与此同时,对称档案信息与人力资源配置之间有非常紧密的关系,降低人才预测的准确性。所以,干部人事档案管理在人力资源管理工作中占据非常重要的地位,必须要加强对这一项工作的重视,只有如此才能够真正提升人力资源管理水平。

2.遵循按需分配原则配备档案管理人员

人事档案管理工作人员的安排需要结合具体的需求,因为档案管理需要考虑的内容较多,例如单位和材料等,所以增加了档案资料整理的难度。同时档案管理制度与相关要求比较严苛,如果各项管理工作同步进行,工作人员的精力无法集中。鉴于此,安排档案管理人员时,需要结合各个工作岗位的实际需求,遵循“千卷一人”这一基本原则,根据不同岗位对于人数的要求,安排相应的档案管理人员,能够将所有的精力集中在档案管理工作中,可以减少管理工作出现的差错。为了提高工作效率,建议将档案管理人员归纳到专业技术队伍中,根据事业单位各个工作岗位设置的要求,安排中、高级技术人员,提高档案管理效率。除此之外,档案管理人员需要有职务晋升渠道,使档案管理人员能够有足够的自信参与到工作中,在实践过程中形成荣誉感,真正提升干部人事档案管理水平。

3.组织档案管理专业培训

干部档案管理工作人员必须要保证专业性,只有如此才能够提高档案管理的规范性,同时这也是对于档案管理人员的基本要求。对于干部档案管理工作人员而言,除了掌握档案管理专业技能之外,还需要有政治道德素养、组织纪律。为此,在干部档案管理工作过程中,必须要围绕管理人员的思想以及业务能力组织专业培训,一方面提高管理专业性,另一方面使管理人员能够掌握更多的知识,拓宽知识面,满足档案管理工作要求。组织档案管理专业培训的过程中,需要设置档案法律规定、规章制度等普及课程,同时还要针对档案管理不同环节所需要的技能组织培训。作为档案管理者,要掌握全新的档案管理技能,树立服务观念,和其他部门积极交流,采集丰富的档案管理信息,提高人力资源管理水平,为管理人员制定决策提供参考。

4.引入信息化管理技术

进入信息化时代之后,企事业单位档案管理工作需要与信息化技术相结合,完善档案管理方案,创新管理方法,使干部人事档案管理逐渐体现出信息化特点。对于档案信息化这一项工作,需要有完善的干部人事档案数据库作为支持,将所有信息录入到系统中,方便干部档案的查询,归档与统计等工作也可以实现微机化处理,真正提升干部档案管理效率。

5.完善档案信息收集体系

根据干部档案收集归档的相关规定,不同档案材料在归档处理的过程中必须要满足相关要求,做好材料检查工作。档案管理人员需要全面采集相关资料,例如干部年度考核数据、学历变化信息、职称聘任与职务晋升材料等,将所有档案材料进行严格审核,保证相关手续的完整性,资料印章必须要清晰。档案资料审核期间如果发现资料数据或者表格与规定不符,需要将其退回至资料提交部门,尽快进行整改与完善,从而完成归档。如此一来,便可以真正解决档案材料不合格的问题,为档案查阅人员提供真实准确的信息,提高档案资料的利用价值。如果在实际工作中因为职称评聘和职务晋升等需求要进行查档与调档,这时调阅的材料必须要及时归位,根据档案管理的统一要求进行装订,提高干部档案资料信息的采集与整理的规范性,使该项工作成为日常工作中的常态。因为档案材料在各个部门工作过程中非常重要的原始资料,为了保证归档资料的完整性,所有部门之间必须要实现联动,积极组织讨论会议,加大档案管理宣传力度,使各个部门都能够认识到档案管理的意义,从而完善相关制度,采集完整的档案管理资料,提高档案管理水平。如果在审核过程中发现有擅自涂改档案内容、虚假材料等现象,需要追究相关人员责任,保证干部人事档案内容的准确性。

四、结束语

综上所述,为了提升干部人事档案管理水平,首先树立正确的观念,积极投入到管理工作中,其次则要完善管理制度,为相关工作提供参考,只有如此才能够真正提高管理效率,为企事业单位管理人员决策提供参考,这也是今后改革工作的重要内容。

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  • 版权声明:提升干部人事档案管理水平的实践路径,由 2019-07-22 发表。
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