人事档案管理的问题

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一、人事档案管理现状

1.人事档案内容和质量有待提升。人事档案的重要性主要体现在其真实性、完整性和独创性上,因而内容详实、准确、完整是人事档案的基本要求,只有做到这三点才能保证医院工作人员能做出客观真实的评价。但是在我国当前的人事档案管理工作中,普遍存在人事档案内容质量不达标的现象。其一,由于人事档案数量较多,需要处理的文字材料较多,因而出现各种错记、漏记和前后矛盾地方,如人事档案中的“三龄两历”记录,部分单位存在农历、阳历混记的现象,也存在入党时间、工作时间和出生日期差异较大的问题。2.人事档案的信息化管理建设严重不足。信息时代随着计算机、互联网等技术的发展,信息化在逐步进入人们生活的方方面面,并从多个层面影响和改变着人们的工作方式,人事档案管理和现代信息技术的融合也是必然趋势,但是在当前的人事档案管理工作中,电子信息技术的应用仍旧有很大提升空间。某些医院对人事档案管理并没有实现信息化管理,只配备了最基本的信息化设备,而缺乏一套长效的信息化管理措施和制度保障,人事档案管理工作人员的专业操作技术有限,导致现代化管理设备只在最基本的档案录入、保存中发挥作用,难以实现医院内部信息共享,大大降低了现代人事档案管理的信息化水平。

二、强化人事档案管理的有效策略

1.健全人事档案管理制度。要想提升现代人事档案管理效率和质量,首先要健全管理制度,将现代化的管理理念、制度和方法应用到人事档案管理工作中,进而形成一套长效的人事档案管理制度,让人事档案从读取、录入、存档、修改到销毁都有一套严格的规章制度加以规范。如,制定《人事档案管理室工作规范》、《人事档案管理人员行为规范》、《人事档案借阅条例》等。制定严格的规章制度之后进而要加强对规章制度的执行力度,明确人事档案管理工作部门和人员的权责,要求医院内部从上到下要严格按照人事档案管理的相关程序进行,如借阅行为要严格按照借阅条例进行,需要本部门领导签字,人事档案管理部门审批,执行严格的借阅手续和归还手续,并对员工的借阅行为进行严格监督管理,对擅自修改和增删等行为提出相应的处罚条例。2.加强人事档案管理队伍建设。人才是现代医院管理中的重中之重,长期以来,人事档案管理工作不受重视,部分管理层认为人事档案管理人人可做,没有专业和技术门槛,导致人事档案管理的队伍建设长期处于被忽略地位,而随着经济的飞速发展,社会的持续进步,医院在发展中必然要面临更加复杂多变的人事档案管理环境,因此提高人事档案管理的专业化水平,加强档案管理队伍建设是必然趋势。一方面,医院可以招聘专业的人事专员、档案管理专员,以最新的理念、策略、措施和手段对现行的人事档案管理情况进行创新和改革,建立现代化的人事档案管理程序、流程,设计最新的人事档案管理计划、规章制度等。另一方面,医院可以为人事档案管理工作人员提供学习和培训机会,提高他们的专业技能、岗位素养、职业素质和道德水平,并最终培养出一批责任心强、职业素养高、职业道德水平高的工作人员负责人事档案管理工作。3.加强人事档案管理的信息化建设。最基本要求是在医院中实现以计算机、互联网等为主的人事档案管理机制,利用现代信息技术推动人事档案管理的智能化、数字化,如,档案信息录入、存储,借助现代化设备将档案信息、数据录入计算机并存储其中,在医院需要时直接检索、调阅出来即可,改变传统的纸质文档保存形式,以文档、图片和视频等形式进行保存,提高人事档案的内容丰富度和完整性。另外,为推动人事档案管理工作的创新,档案管理部门可以基于医院内部的信息化建设或信息平台实现一定权限内的人事档案资源共享,为本部门内部提供权限内的档案调阅、查询权利,利用信息技术提高人事档案管理工作效率。总之,现代人事档案管理会随着经济发展、社会进步变得越来越复杂,越来越精细化,因而针对当前形式,医院应当就当前的人事档案管理工作进行改革和创新,提出具体的解决方法,从制度建设、制度落实、人才建设和信息化管理等角度出发加强对现代人事档案管理工作的重视度,提高人事档案管理的效率和水平,以维护员工个人的合法权益。

参考文献:

[1]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理,2016(03)