浅谈有效的小组会议

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1 有效的小组会议定义和目的

1.1 定义

有效的小组会议即ETM(Effective Team Meetings),是一个对于EI(员工参与小组)团队有效的论坛,是一个既能回顾EI团队工作的进步和目前状态,又能保证团队完成业务目标,分享想法,加强团队积极表现的过程。

1.2 ETM的目的

⑴支持业务流程,通过小组会议传达业务流程信信息;⑵分享信息和观点,通过小组会议达到各类信息的传递或分享;⑶检查过程或活动进展与团队或组织的目标的一致性,通过小组会议进行回顾和分析;⑷加强积极的工作行为,让每位员工都有参与感;⑸创建一个令人愉快的工作环境,一个畅通的沟通渠道。

2 ETM的有效条件

2.1 领导支持

在这里有两方面内容,一是会议需要有领导支持,这是会议能够顺利召开的必要条件;另一个是会议需要有一位有效的领导,这位领导一是能保证会议的顺利进行,另外要对会议的决议有权威性;

2.2 积极的团队行为

会议团队的成员都要保持正面、积极的会议态度,每个人都积极参加会议,参与会议的讨论,主动思考,成员都有一致的目标,为最终达成一致的协议而努力。

2.3 有效的会议安排

⑴整个会议流程的策划。会议主要的内容和前后顺序;⑵很好的组织和计划;⑶目标清晰,对于会议是为了什么,要解决什么问题一定要清晰明确;⑷出席人员的正确性,不要把不需参加人员拉入,也不该遗漏必须参加的人员。

3 ETM的实施步骤

3.1 明确会议的类型

根据不同的分类方式,会议也有不同的分类的方法,在策划会议的初期,首先进行会议类型的划分,有助于之后会议过程、参数、人员的有效策划。

3.1.1 按照会议的功能来划分

⑴代表会议。这类会议是大型的,从不同的部门或轮班中选举出来的代表人家参加的会议,一般是决议性的议题会议,例如职工代表大会;⑵日常的工作会议。这类会议是以工作单元或部门为单位,主要解决的是日常工作中的一些问题,例如部门例会;⑶跨功能会议。这类会议是为了解决一个或一类跨功能的问题,而将各个功能块的人员聚集成一个小组,召开的会议,例如企业中的项目例会;⑷临时会议。是一些为了突发的问题或状况而召开的临时会议,通常是以解决问题为导向的,如现场的质量问题会。

3.1.2 按照会议的目的来划分

⑴计划类型的会议,会议一般时间较短,通常1至2小时,主要是为了确认计划和自己的计划。如每周项目团队会议、设计评审启动会议等。⑵操作类型的会议,会议时间中等,一般控制在2到4小时,主要是为了达成完成任务的成就感,或者是获取额外的知识。如改善活动会议、根本原因分析会议等。⑶审查类型的会议,会议时间中等,一般控制在2到4小时,主要是为了反馈和跟踪,如经验教训的会议和每月客户项目回顾会议等。⑷交流类型的会议,此类会议一般时间较长,可达2到8小时,主要是分享一些知识和对事物的认识。

3.2 明确会议的参与者

理想的会议人数2~7人,邀请需要参加的人(包括EI小组以外的人员),同时也不要邀请那些没有目的,只是FYI的人。在这里还有几个关键角色:领导、记录员、建议保存员、计时员。

3.3 确定会议参数,既会议章程

这个会议章程--保证时间是会议进行的交通守则,是与会人员需要共同遵守的章程,要明确会议的议题和预期达到的目标,并且策划会议议程,确定会议的参加人员、地点、开始时间和持续时间。对于每个议程规定时间,通常建议每个议程15分钟,会议前提前将文件传递给与会者。

3.4 讨论和同意

在这里小组的领导者要促进讨论并达成一致意见,要积极的看待争议,并运用关系图表、关系矩阵等一些工具方法来解决争议。可以用到的工具有:亲和图、共识矩阵、头脑风暴、鱼骨图、5Why、帕累托图、象限图、亲和图等。

3.5 改进和进步

是指在会议之后要形成会议记录,记录会议中的重要内容、决定和改进措施,并及时发出。尤其要注意到的是,必须对会议产生的措施和决议进行跟踪,有后续行动计划的,一定要输入到行动计划中,并配有时间和措施的输出,会议的主持者和领导对行动计划的完成情况负有跟踪和监督完成的责任。

4 结论

本文弥补了企业在需要会议,却多数不能进行有效会议的缺口:(1)作为领导者如何决策会议的必须性;(2)作为策划者如何有效的策划会议;(3)如何来促进会议相关人员形成团队小组积极有效参与;(4)提供了一些工具供会议讨论中使用。文章虽简单,但我们相信使每一个会议的简单有效会给企业带来大大的效率提升,达到事半功倍的效果。